POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, FERRETERIA BARBOSA S.A.S. Nit. 890.308.587-4 adopta la siguiente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales y promocionales.

De esta manera, FERRETERIA BARBOSA S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a FERRETERIA BARBOSA S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

POLÍTICA

  1. 1. ALCANCE

Esta política de Tratamiento de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de FERRETERIA BARBOSA S.A.S.

  1. 2. DEFINICIONES
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. (Ver el Aviso de Privacidad)
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  1. 3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: Ferretería Barbosa S.A.S.

DOMICILIO o DIRECCION: Carrera 1 No. 31 – 84, Cali (Colombia)

CORREO ELECTRÓNICO: contador@ferreteriabarbosa.com

TELÉFONO: (2) 486 3000

  1. 4. TRATAMIENTOS

FERRETERIA BARBOSA S.A.S., actuando en calidad de Responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades recolecta, almacena, organiza, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica, suprime, elimina y en general gestiona los datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.

  1. 5. FINALIDAD

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de FERRETERIA BARBOSA S.A.S., con las siguientes finalidades:

    1. 5.1. Enviar notificaciones, información y/o actualizaciones vía correo electrónico o por cualquier otro medio, a clientes, proveedores y trabajadores.
    2. 5.2. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de FERRETERIA BARBOSA S.A.S. beneficiarios del servicio de salud.
    3. 5.3. Consultar y acceder la información del titular del dato que repose o se encuentre en bases de datos o archivos de Entidades Públicas o Privadas, nacionales o internacionales.
    4. 5.4. Consultar la información del Titular que repose en Centrales de Riesgo o Bancos de Datos de Información Financiera, además en caso de incumplir con las obligaciones realizar el reporte en dicha central o base de datos.
    5. 5.5. Atender Solicitudes, Quejas y Reclamos por parte del titular, así como realizar la evaluación del nivel de satisfacción al cliente respecto a los servicios prestados y la invitación a eventos organizados por FERRETERIA BARBOSA S.A.S., entre otros.
    6. 5.6. Realizar la preventa, venta, servicio y pos venta de los servicios prestados y/o productos vendidos por FERRETERIA BARBOSA S.A.S.
    7. 5.7. Dar cumplimiento a todas las obligaciones contraídas con los Empleados, clientes y proveedores.
    8. 5.8. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
    9. 5.9. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
    1. 6. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

    1. 6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales FERRETERIA BARBOSA S.A.S., está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados y/o rectificados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    2. 6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FERRETERIA BARBOSA S.A.S., para el Tratamiento de sus Datos Personales.
    3. 6.3. Ser informado por FERRETERIA BARBOSA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
    4. 6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
    5. 6.5. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
    6. 6.6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
    1. 7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular, FERRETERIA BARBOSA S.A.S., debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

Solo recolectaran datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos. No podrán realizar ningún tipo de tratamiento, (recolección, almacenamiento y uso) de datos personales sin consentimiento libre, previo, voluntario, debidamente informado del titular, el cual deberá ser obtenido por cualquier medio que pueda ser consultado posteriormente.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentran a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

Modo de obtener la autorización: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por FERRETERIA BARBOSA S.A.S., y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.

Al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

    • La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
    • El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
    • Los derechos que le asisten como Titular, ver numeral 6 de ésta política
    • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
    1. 8. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

De acuerdo a la Ley de Protección de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los relacionados con:

    • Origen racial o étnico
    • La orientación política
    • Las convicciones religiosas o filosóficas
    • La pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político
    • Salud
    • Vida sexual
    • Datos biométricos (huellas dactilares, firma manuscrita etc.)

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, FERRETERIA BARBOSA S.A.S. deberá:

    • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
    • Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

    1. 9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, FERRETERIA BARBOSA S.A.S., sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, FERRETERIA BARBOSA S.A.S., deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

    1. 10. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por FERRETERIA BARBOSA S.A.S., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

    1. 10.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:

¿En qué consiste el trámite?

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a FERRETERIA BARBOSA S.A.S., a través de los medios indicados más adelante:

    • Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
    • Solicitar prueba de la autorización otorgada a FERRETERIA BARBOSA S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales.
    • Información respecto del uso que se le ha dado por FERRETERIA BARBOSA S.A.S. a sus datos personales.

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

FERRETERIA BARBOSA S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

    • Comunicación dirigida a:

FERRETERIA BARBOSA S.A.S.

Departamento de Contabilidad

Carrera 1 No. 31 – 84

Cali – Valle

    • Solicitud presentada al correo electrónico: contador@ferreteriabarbosa.com

Atención y respuesta por parte de FERRETERIA BARBOSA S.A.S.:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    1. 10.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:

¿En qué consiste el trámite?

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a FERRETERIA BARBOSA S.A.S., a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:

    • La corrección o actualización de la información.
    • La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
    • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:

FERRETERIA BARBOSA S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

    • Comunicación dirigida a:

FERRETERIA BARBOSA S.A.S.

Departamento de Contabilidad

Carrera 1 No. 31 – 84

Cali – Valle

    • Solicitud presentada al correo electrónico: contador@ferreteriabarbosa.com

Atención y respuesta por parte de FERRETERIA BARBOSA S.A.S.:

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, FERRETERIA BARBOSA S.A.S. deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a informa al área encargada., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se tramita de acuerdo al procedimiento de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) de la organización.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    1. 11. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA 

Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de FERRETERIA BARBOSA S.A.S., ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de FERRETERIA BARBOSA S.A.S. tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

    1. 12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FERRETERIA BARBOSA S.A.S., proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

FERRETERIA BARBOSA S.A.S., no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte FERRETERIA BARBOSA S.A.S. y sus encargados.

    1. 13. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Los datos personales con los que cuenta FERRETERIA BARBOSA S.A.S., podrán transmitirse a terceras personas de naturaleza pública, nacional o internacional en cumplimiento de la Ley y de los tratados firmados por Colombia o en el cumplimiento del objeto social de dichas compañías, o a terceros de Naturaleza privada cuando la información suministrada por el Titular deba someterse a procedimientos de verificación y/o autenticación.

    1. 14. VIGENCIA

Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 21 de octubre de 2016.

La vigencia de la Base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del decreto 1377 de 2013.

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